Stressloos werken in het nieuwe normaal

Hoe vind je zelf dat je leven en meer in het bijzonder je werk loopt? Ben je tevreden? Hoe zit het met het niveau van de door jou te ervaren stress op een dag?
Snakte je naar verandering? En kwam de ‘Coronacrisis’ voor jou precies op tijd om even afstand te nemen van je dagelijkse routines en tot nieuwe inzichten te komen? Of heeft deze periode al je houvast en doelen in de war geschud?

Zakelijke doelen versus persoonlijke doelen

Het continue thuiswerken is voor de één een uitkomst, voor de ander best wel lastig. Dit komt veelal door de verandering van omgeving, verandering van werkroutines, geen stimulans en gezelligheid meer van collega’s en ineens kinderen om je heen tijdens werktijd. Waarschijnlijk heeft dit ook bij jou een effect op hoe efficiënt je kan werken. En op je mentale en geestelijke gesteldheid.
In deze korte training wil ik je mindfulness and timemanagement handvatten geven voor thuis en straks weer op je werk zodat je stressloos en efficiënt kunt werken in het nieuwe normaal. Dit kan je helpen om een beter overzicht te hebben en houden ten aanzien van de taken die nog op stapel liggen. En je helpen in het plannen van je taken en het stellen van prioriteiten. Je kunt dan meer rust in je hoofd en lijf bewaren gedurende je werkdag. En niet geheel onbelangrijk hou je dan meer tijd over voor jezelf en voor datgene wat écht belangrijk is in je leven.

Essentie van plannen en het stellen van prioriteiten

Vaak worden je persoonlijke doelen die jij in je persoonlijk leven nastreeft overschaduwd doordat je met het indelen van je week vaak met je werk begint. De essentie van plannen en prioriteiten stellen is het maken van de juiste keuzes. Wat vind je belangrijk? Wat krijgt voorrang? Waar geef je aandacht aan? En waaraan niet? Het kan je zakelijke én persoonlijke ontwikkeling sterk ten goede komen als je prioriteert wat je belangrijk vindt en welke stressloze route je kiest om daar te komen. Hierdoor leef je bewust en krijg je kwaliteit van leven een boost. Dit heeft ook direct een positief effect op je kwaliteit van werk.
Ik bied een uitgebreider trainingsprogramma aan die ziet op de onderwerpen Mindful werken & timemanagement en praktische tips voor in de praktijk. Als je me een email stuurt dan stuur ik deze informatie naar je toe.

Mindful werken, wat is dat?

Ben jij snel afgeleid op je werk of kun je tijdens een werkdag ongelofelijk piekeren over wat je allemaal nog te doen hebt? Mindful werken kan je helpen beter om te gaan met werkdruk en productiever te functioneren. Door de techniek, met aandacht te werken, help je jezelf bij het Nu te komen in situaties dat dat nodig is en daar te blijven. Je rondt je taken rustig af zonder dat je -te- veel gefixeerd bent op het eindresultaat. Ik bedoel daarmee dat je één voor één met je volle aandacht een taak afrondt in plaats van in je hoofd met het eindresultaat of met het volgende bezig te zijn.
Het lijkt wellicht alsof je dag dan alleen maar langer wordt, maar het tegenovergestelde is waar. Je zult gaan merken dat je meer geconcentreerd bent en efficiënter kunt werken doordat je meer rust ervaart bij datgene wat je aan het doen bent. Dit heeft een positieve invloed op je zelfvertrouwen, je flexibiliteit en het omgaan met heftige gevoelens en emoties. Je zal hierdoor ook meer plezier in je werk gaan ervaren omdat je dag soepeler zal verlopen.

Zeg nooit dat je niet genoeg tijd hebt. Je hebt precies evenveel uren per dag als Michaelangelo, Moeder Theresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson en Albert Einstein. – H. Jackson Brown (1940), auteur van de New York Times bestseller Life’s Little Instruction Book

Ik kan tijdens een werkdag afgeleid worden door de gedachte dat ik denk dat ik niet alles af krijg en wat daar dan de consequenties van zullen zijn. Alleen al bij deze “wat als…” gedachte ontstaat er bij mij een onrustig gevoel, een gevoel van opgefokt zijn. Voor mij is dit de start van een gestresst gevoel. Hierdoor duurt het alleen maar langer voordat ik geconcentreerd genoeg ben om mijn werk, waar ik op dat moment mee bezig ben, af te ronden. Misschien heb jij ook wel eens dat je tijdens een opdracht nadenkt over het volgende, of juist over iets wat gisteren minder goed is gegaan.
We besteden vaak veel tijd en daardoor kostbare energie aan de gedachte dat een opdracht beter anders uitgevoerd had kunnen worden of aan de wens om minder opdrachten te hebben. Als je elke situatie kunt gaan accepteren zoals hij is, kan je dat al een enorme opluchting geven. Wat heeft het voor een zin nu al stil te staan bij “wat als ik mijn taken niet af krijg?” of “wat als de klant het resultaat niet goed vindt?”. Je hebt daar geen invloed op en al dat gepieker geeft je onnodige stress. Je hebt alleen invloed op jouw kwaliteit van werken op het huidige moment.

Focus je daarom op het managen van je energie en niet op het managen van de klok. Als jij de energie voelt wegstromen of moe wordt ben jij er misschien wel bij gebaat om even iets anders, wat je leuk vindt, tussendoor te doen of een blokje om te lopen om efficiënt te werken. Doe dit vooral als dit jou helpt om stress buiten de deur te houden en het langer vol te houden. Focus is belangrijk voor rust en effectief werken.

Mindfulnesstips voor de praktijk

Hieronder zal ik een zestal tips geven waar je mee kan starten om ook mindful te gaan werken.

1. Sta op voordat je partner of je gezin wakker wordt. Dit geeft je ruimte voor je persoonlijke ochtend routines en niemand die je afleidt. Geef jezelf de tijd om rustig op te staan en laat werk-emails nog even achterwege.
2. Ruim je bureau op voordat je begint met werken omdat dit zorgt voor een opgeruimd gevoel in je hoofd. Hier bedoel ik ook je to do lijsten mee die op je bureau zwerven of die je op de muur hebt geplakt. Berg je nietmachine, je paperclips en alle ‘rommel’ op in lades of kasjes. Rommel trekt rommel en daarmee onrust aan. Of maak er een gewoonte van je werkbureau opgeruimd achter te laten. Je zult merken dat je rustig wordt van het starten aan een leeg bureau.
3. Stop met multi-tasken. De crux van mindful werken zit hem er in je volledig op een bepaalde taak te richten en deze af te ronden, even pauze te nemen en weer door te gaan met het volgende. Multi-tasken leidt je af en werkt daardoor fouten en stress in de hand.
4. En als je de spanning voelt opkomen in een bepaalde situatie stop je gevoelens dan niet weg. Accepteer dat ze er zijn en geef ze aandacht. In de situatie dat je druk of stress ervaart, haal dan een paar keer diep adem en ontspan je schouders. Het concentreren op je ademhaling is de basis voor het toepassen van mindfulness. Je wordt zo rustiger in je hoofd en je lijf en je meer bewust van het hier en nu. Een ademhalingsoefening van vijf minuten kan al een effect hebben om daarna geconcentreerder en efficiënter te kunnen werken.

5. Ook een paar minuten mediteren kan je helpen tot rust te komen zodat je daarna weer verder kunt. Er zijn diverse mindfullness apps beschikbaar met geleide meditaties. Zelf vind ik de apps “De Mindfullness App: mediteren voor iedereen” of “Headspace: geleide meditatie & mindfullness” prettig in gebruik. En dan heb je gelijk een goede reden om een noise reduction koptelefoon te kopen.
6. Als bij jou de spanning meer op je lijf slaat dan zijn er ook bepaalde oefeningen voor je polsen, rug, heupen of nek die je kunt doen om je fitter en lekkerder in je vel te voelen. Bepaalde stretch-oefeningen dragen eraan bij dat je bloed weer goed door je lijf kan stromen. Of doe juist jumping jacks om je energie even een boost te geven.

Plannen en prioriteiten: taken thuis en op je werk

Timemanagement is pure noodzaak voor efficiënt en stressloos werken. Tijd is kostbaar en dat geldt zowel voor thuis als op je werk. Een goede planning en het stellen van prioriteiten kunnen je hierbij houvast bieden. Een planning creëert rust in je hoofd. Het begin is vaak het moeilijkst. Als je al een langere tijd geen planning hebt gemaakt dan kan het voor je aanvoelen alsof het te laat is om de ‘bergen werk’ die je nog hebt liggen te categoriseren en aan te aan pakken. Maar als je dit toch doet zul je merken dat je de controle over je werkdag terugkrijgt en productiever bent.
Bovendien kan een goede planning je meer plezier geven in je werk én in andere activiteiten. Doordat je je taken en activiteiten plant kun je zorgeloos leuke dingen ondernemen in de tijd die je specifiek daarvoor hebt vrijgemaakt. Je houdt energie over om te doen wat je leuk vindt en gaat niet over je grenzen heen. Geluk kun je naar mijn mening plannen. Daarbij kan het je zelfvertrouwen een boost geven als je gevoel van controle toeneemt en je niet voor verassingen komt te staan.
Geluk kun je plannen – Marie-Lotte Esser, Uit je hoofd in je hart
Toch gaat dit bij velen mis. Veel mensen worstelen met het plannen en het stellen van prioriteiten, en dan met name het realiseren ervan. Het is zelfs een van de oorzaken van een burn-out. Het is ook niet altijd makkelijk taken te plannen danwel de juiste prioriteit aan verschillende taken toe te kennen. Je krijgt een email binnen van een collega die net iets harder schreeuwt dan een ander waardoor je die voor laat gaan of je wordt opgebeld met een urgente vraag waardoor je van je stuk wordt gebracht. Er zijn dagen dat alles haast lijkt te hebben of eigenlijk gisteren al af had moeten zijn. Lastig en tegelijkertijd zo belangrijk om dan je hoofd koel te houden en de juiste prioriteiten te stellen.

Wees hierop alert, en dan met name op je reactie versus je gewenste reactie in een lastige situatie. Jij bent zeker niet de enige die op zoek is naar een praktisch handvat voor een dergelijke situatie.

Prioriteitenmatrix om efficiënt te werken

“Tijd plannen is tijd besparen”, zei Dwight D. Eisenhower eens. Hij ontwikkelde de prioriteitenmatrix; een eenvoudig schema om efficiënt te werken en tijd te kunnen besparen. Het concept is vooral bekend geworden door timemanagementgoeroe Stephen Covey. De prioriteitenmatrix van Eisenhower bestaat uit vier kwadranten die ontstaan door twee tegenstellingen tegenover elkaar te zetten: verticaal belangrijk versus onbelangrijk en horizontaal dringend versus niet dringend.

Het is de bedoeling dat je in het eerste kwadrant de taken en werkzaamheden neerzet die onmiddellijke aandacht van je vragen en voor een bepaalde tijd af moeten zijn. Let er daarbij op dat je niet teveel taken als ‘urgent’ bestempelt omdat het anders niet te doen is om alles af te werken.
In het tweede kwadrant schrijf je de activiteiten die belangrijk zijn, maar niet dringend. Bijvoorbeeld administratieve terugkerende taken, sporten, het opruimen van je bureau en andere geplande opdrachten.
Het derde kwadrant is bedoeld voor de taken die niet belangrijk zijn, maar wel urgent. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om verstoringen door telefoontjes en emails, onverwacht bezoek en minder belangrijke vergaderingen.
In het vierde kwadrant bevinden zich de taken en werkzaamheden die niet belangrijk zijn en ook niet dringend. Zaken die ook wel even kunnen wachten.

De kunst is je taken en werkzaamheden te verdelen over zowel het eerste en het tweede kwadrant maar daarbij te zorgen dat het merendeel van je werk zich afspeelt in het tweede ‘belangrijk en niet dringend’ kwadrant. Hier bevindt zich namelijk het werk wat je kunt plannen en kunt voorbereiden zodat je geen druk hoeft te voelen en efficiënt kunt werken. Maar ook de onderwerpen die je in de kern gelukkig maken, zowel op je werk als in je privéleven. Je plant ze in zodat je ruimte maakt om ze waar te maken in de week. Denk hierbij aan hardlopen of je sportklas waardoor je je lekkerder en fitter in je hoofd en lijf voelt.

Let op de volgende valkuilen

Blijf bij het prioriteren realistisch ten aanzien van de tijd die je denkt nodig te hebben voor de taken. Maar ook over wanneer je de taken kunt uitvoeren. Voorkom dat je in tijdnood komt met alle gevolgen van dien. Plan ruim omdat het toch in de praktijk wel eens tegen kan vallen hoe lang taken duren. Grote taken opdelen in meerdere kleinere taken draagt beslist bij aan een realistische planning. Het kleiner maken van taken maakt het totale werk overzichtelijk voor je: wat er nog moet gebeuren, hoeveel tijd een taak kost en wat je al gedaan hebt. Bovendien geeft het afronden van subtaken je voldoening en een gevoel dat je vooruitkomt.
Durf tijdig om hulp te vragen als je denkt in tijdnood te komen of als je een ander probleem ervaart met je planning. Hulp vragen wordt vaak als zwaktebod ervaren, maar het tegenovergestelde is waar. Het is juist sterk als je je bewust bent over de workload en de uitvoer ervan. Realiseer je hoe belangrijk het is om te kunnen focussen op taken die binnen een bepaalde tijdslimiet af moeten zijn. Dit geldt zowel voor werktaken als taken thuis. Kom jezelf tegemoet door vooraf een gesprek met je leidinggevende aan te gaan over de inhoud en achtergrond van je taken. Wat heeft voor hem prioriteit? Wat zou fijn zijn als je als eerste afmaakt? Wat wordt er van je verwacht? Heeft hij een tip hoe je een taak efficiënter kan doen? Misschien bestaat er wel een voorbeeld en is iemand je al voorgegaan met dezelfde opdracht.
Hou je vervolgens aan het door jou gemaakte overzicht. Vermijd uitstelgedrag zoals ik wel eens sporten in kwadrant 4 kan stoppen in plaats van in kwadrant 2 – onder het mom dat ik geen tijd (maar eigenlijk geen zin) heb. Laat je niet verleiden door afleidingen, zoals toch even koffie gaan drinken met je collega of thuis toch even die net uitgekomen Netflix film bekijken. Want anders heeft het bovenstaande gewoonweg geen zin en blijven de taken liggen en stapelen ze zich verder op. Een goede planning maken vraagt oefening en zelfkennis van je. Als je je dag te vol plant dan hou je het niet vol, maar als je te weinig inplant kun je je motivatie kwijtraken.

Voor in de praktijk

Tot slot een tweetal timemanagement oefeningen waarmee je thuis kunt starten om een eerste begin te maken met de timemanagement techniek.

Maak – als je een drukke dag voor de boeg hebt – alvast een prioriteitenlijstje voor je taken van morgen. Dit kan bijvoorbeeld een lijstje zijn met zes onderwerpen die je prioriteert in belangrijkheid. Dit geeft je overzicht en rust waardoor je makkelijker in slaap kunt komen en met focus de dag start. Je verliest zo geen tijd in de ochtend aan overbodige zaken en je kunt direct, gericht, aan de slag. Het creëren van overzicht neemt werkdruk in je hoofd weg.
Een klassieke time-management techniek, de zogenaamde Promodoro techniek, is 25min geconcentreerd aan een stuk te werken, een korte pauze te nemen door koffie te halen of een rondje te lopen en weer door te gaan. Na vier van deze blokjes gun je jezelf een langere pauze van 20-30 minuten. Dit geeft je hersenen genoeg energie optimaal te werken en het voorkomt uitstelgedrag.

Geïnteresseerd geraakt? Neem contact met mij op of maak hier een afspraak voor meer informatie en praktische tips over dit onderwerp.

Ik wens je een stressloze werkdag toe!

Uit het boek: Uit je hoofd in je hart, meer geluk thuis en in je werk (beschikbaar 2020, uitgeverij AURORA Concepts).